Akten & Dokumente: wie den Raum effektiv nutzen?

Das so oft zitierte papierlose Büro lässt im Großteil der Unternehmen auf sich warten. In einigen Branchen türmen sich nach wie vor Akten und Dokumente, die selten bis nie zur Hand genommen werden. Teurer Raum, wenn man die steigenden Quadratmeterpreise bedenkt. Doch wird wirklich aus jedem Schrank oder Regal täglich etwas genommen? Oder gibt es auch Schränke die wochen- und monatelang unberührt bleiben?

Das Problem, mit dem einige Branchen oft zu kämpfen haben, ist die Aufbewahrungspflicht von bestimmten Dokumenten. Die kann mitunter mehrere Jahre betragen (gemäß §132 Bundesabgabenordnung). Eine saubere und organisierte Umgebung am Arbeitsplatz kann somit teilweise schwer gewährleistet werden.

Unordnung am Arbeitsplatz

„Ordnung ist das halbe Leben“, das bekommt man schon im Kindesalter vermittelt. Es scheitert also nicht an der Theorie, sondern oft einfach an der Umsetzung. Überfüllte Arbeitsplätze und ungeordnete Regale kennen viele zu Genüge.

Die Wenigsten sind sich aber dessen bewusst, dass Unordnung am Arbeitsplatz zu innerer Unruhe und ineffizientem Arbeiten führt. Die Wahrscheinlichkeit, dass man schneller den Überblick verliert, ist hoch. Dazu kommen vermehrte Fehlerquellen. Das Verpassen von Deadlines, das Entsorgen falscher Dokumente und andere Dinge mehr sind Folgen von falschem Arbeitsplatzmanagement.

Zu beachten ist außerdem, dass vom äußeren Erscheinungsbild eines Arbeitsplatzes Vorgesetzte, KollegInnen und KundInnen auf die gesamte Arbeitsweise des Eigentümers schließen. Kehrt also keine Ordnung in Zettelwirtschaft, Belege usw. ein, wird auch das Betriebsklima negativ beeinflusst.

Platz schaffen und Durchstarten

Entscheidet man sich jedoch dem chaotischen Umfeld ein Ende zu setzen, bedeutet das eine gesteigerte Effizienz und Motivation der Mitarbeiter. Konzentration, Überblick und strukturiertes Arbeiten erhöhen die Produktivität. Der Kopf wird klarer und der Kreativität sind keine Grenzen mehr gesetzt. Ordnung am Arbeitsplatz bringt Energie, Motivation, Erfolgserlebnisse und hilft effektiv zu arbeiten und sich wohl zu fühlen.

Bedenkt man zudem die bereits erwähnten Quadratmeterpreise, sind nicht genutzte Flächen durch Schränke auch ein ökonomischer Faktor. Durch das Lagern von Akten und Unterlagen außerhalb der Büroräumlichkeiten kann auch Platz für einen neuen Mitarbeiter geschaffen werden. Gerade dieser wirtschaftliche Faktor veranlasst derzeit viele KMU Büroflächen optimal zu nutzen und effizient einzusetzen. Da es sich oft um Dokumente handelt, die eben nicht entsorgt werden können, entstehen alternative Lösungen, um Akten, Unterlagen und andere Büromaterialien sicher und trotzdem verfügbar zu lagern.

Autor: Christina Preschern

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