Die fortschreitende Digitalisierung hält in den meisten Büros Einzug. Während viele Unternehmen versuchen ein papierloses Büro zu gestalten, gibt es ausreichend Betriebe, die auf Dokumentation auf Papier angewiesen sind. Damit man dabei den Überblick behalten kann, ist eine moderne Arbeitsplatzorganisation unabdingbar.
Wer kennt die Szenen des Büroalltags nicht: der Mitarbeiter oder ein Kollege benötigt rasch eine Information. Man ist sich sicher die Info zu haben, doch man findet sie nicht auf Anhieb. Oder jemand borgt sich kurz einen Aktenordner und bringt damit die persönliche Ordnung durcheinander. In solchen Fällen hilft es, ein einheitliches Ordnungssystem im Betrieb zu implementieren.
Hardcopys bleiben erhalten
Während viele Unternehmen versuchen, ihre Daten via Cloud-Lösungen und stationären Servern jederzeit digital verfügbar zu machen, präferieren viele Mitarbeiter noch immer spezifische Informationen auf Papier zu archivieren. Gerade Rechnungen, Presse-Clippings oder einfache Briefing-Unterlagen für ein Meeting werden nicht digitalisiert. Die Gründe dafür sind vielfältig. Die Angst vor Datenverlust, der unbefugte Zugriff auf Dokumente, komplizierte Vertretungs- und Übergabesituationen oder simple Gründe wie die bessere Lesbarkeit sind ausschlaggebend.
Einmal in einem Ordner verstaut, sind sie aber schwer, bzw. nur mit Zeitaufwand wiederzufinden. Daher gibt es simple Regeln, die es für das Archivieren von Dokumenten zu beachten gilt.
Einheitliche & simple Regeln
Um ein einheitliches Dokumentenmanagement im Unternehmen zu implementieren gilt es für die Mitarbeiter Regeln einzuhalten. Beschriftung und Ordnung der Dokumente sollten einheitlich geregelt werden. So stellt man sicher, dass in jeder Abteilung, von jedem Mitarbeiter die gleiche Ordnung eingehalten wird. Dokumente werden dadurch deutlich schneller gefunden. Zusätzlich gilt, dass nicht alle Ordner stets griffbereit neben dem Schreibtisch stehen müssen. Dokumente, die länger nicht benötigt werden, sollten separat gelagert werden.
Rat vom Profi
Aber auch die Menge an zu archivierenden Dokumenten ist zu überlegen. Müssen z.B. alle 50 Seiten eines Briefings griffbereit sein? Oder reichen die ersten 3? Farbsysteme schaffen weitere Übersicht und erleichtern dadurch die Orientierung. Je nach Art der Dokumente, gibt es auch eigens entwickelte Ordnungssysteme.
Generell ist zu empfehlen, sich zu informieren, welche Möglichkeiten zur Verbesserung es derzeit am Markt gibt. Wer Schwierigkeiten hat, Ordnung und System in sein Dokumentenmanagement zu implementieren, sollte sich Rat von einem Profi holen. Bei manchen Anbietern besteht sogar die Möglichkeit, ein System kostenfrei über einen bestimmten Zeitraum zu testen. Damit geht man kein Kostenrisiko ein und kann mit den Mitarbeitern gemeinsam die beste Lösung finden.
Autor: Lukas Berger
Bild: Fotolia
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