Registrierkassen-Pflicht: ein Überblick

Mit Januar 2016 startete für Unternehmen in Österreich ein neues Kapitel. Die Registrierkassen-Plicht sorgte für viele ratlose Gesichter und Unmut unter heimischen UnternehmerInnen. Wir haben daher zusammengefasst, was man zur Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) wissen sollte.

Wie hat die gesetzliche Bestimmung sich in den letzten Jahren in Österreich geändert?

Das Gesetz zu Registrierkassen hat sich massiv geändert. Startpunkt war die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen, die mit 1.1.2016 eingeführt wurde. Unternehmen müssen eine Registrierkasse führen, wenn ihre Jahresumsätze 15.000 € und ihre Barumsätze 7.500 € überschreiten. Seit 1.4.2017 ist der Manipulationsschutz hinzugekommen. Jede Registrierkasse sollte über eine mit Finanz Online verbundene Signatureinheit verfügen. Das macht sich für den Kunden in Form des QR Codes auf den Rechnungen bemerkbar.

Welche Pflichten für Unternehmer sind dadurch entstanden?

Jene Unternehmen, die von der Signatur- und Registrierkassenpflicht betroffen sind, müssen sich eine entsprechende Lösung für Ihren Betrieb anschaffen bzw. organisieren.

Mit welchen Kosten ist dies verbunden?

Das fällt ganz unterschiedlich aus und reicht von 0 bis mehrere tausend Euro.  Es gibt Lösungen, die aus einer cloudbasierten Anwendung bestehen. Das hat den Vorteil, dass ein Kunde seine bestehende Hardware wie Laptop, Smartphone, PC oder Tablet nutzen kann. Lediglich das Setup mit einem Anbieter ist notwendig. Eine cloudbasierte Lösung ist meist die kostengünstigste, ein Vergleich der Anbieter lohnt sich. Manche bieten ein ganzes Jahr Ausprobieren kostenfrei an.

Welche Anforderungen muss man an ein Registrierkassen-System stellen?

Unternehmer sollten bei der Wahl eines Systems vor allem darauf achten, dass man eine Bestätigung des Anbieters bekommt, dass alle gesetzlichen Bestimmungen strikt eingehalten werden. Daneben sollten die Kosten transparent und fair sein. Ein Modell, das man gratis testen kann, nimmt jegliches Risiko. Wichtig ist auch, dass das System zum Betrieb passt. Denn was bei einem Friseur mit 3 Mitarbeitern ausreichend ist, ist nicht gleichzeitig auch passend für einen Gastronomiebetrieb mit 40 Angestellten.

Wie wichtig ist Usability?

Einfache Handhabung ist sehr wichtig. Um zu testen, ob man mit einem System gut umgehen kann, sollte man sich erkundigen, ob es eine Demoversion der Registrierkassensoftware gibt. Hier kann man sich als Unternehmer selbst einen Eindruck machen und schauen, wie man die Software in den Unternehmensalltag integrieren kann und wie gut man damit klarkommt.

Welche Fehler sollte man als UnternehmerIn tunlichst vermeiden?

Man sollte sich einen guten Überblick verschaffen. Lieber mehr Zeit investieren bzw. frühzeitig anfangen und so die richtige Wahl treffen. Ein Vergleich von verschiedenen Anbietern lohnt sich. Dabei neben den Kosten auch das Thema Service im Hinterkopf haben. Was nützt mir ein günstiges System, wenn der Anbieter in Holland sitzt und den Support nur per Mail anbietet?

Tun sich KMU besonders schwer?

Was bei KMU sehr wichtig ist und auch wird, ist der Einsatz der richtigen Tools. Die Digitalisierung ist ja bereits auf einem sehr guten Weg. Diese sollten KMU auf jeden Fall nutzen, um sich gegen große Anbieter durchsetzen zu können. Dazu zählt nicht nur die Führung einer Registrierkasse, sondern auch das Angebot eines Onlineshops oder die digitale Zeiterfassung. Es gibt bereits Anbieter, die alles aus einer Hand sehr kostengünstig anbieten. Programme und Werkzeuge sind digital sehr günstig zu haben und das sollte man auf jeden Fall nuten, vor allem, wenn man Einzelunternehmer ist oder nur wenige Mitarbeiter hat.

Autor: Lukas Winter
Bilder: Adobe Stock