Reisemanagement – Sicherheit und Kostenkontrolle

Die vielzitierte Digitalisierung, Technologisierung und Globalisierung ist für Unternehmen nicht mehr neu. Dennoch verändern sich die Arbeitswelten stetig weiter. Mobilität und Flexibilität werden nicht mehr nur der Managementebene abverlangt. Geschäftsreisen bergen neben all den Vorteilen, auch Aufwand und Risiko. Wie lassen sich diese kalkulieren und minimieren?

Spesenabrechnungen, Bargeldvorschüsse für Mitarbeiter, ineffiziente und teils nicht angebrachte Ausgaben, wenig Überblick und ein hoher Vertrauensvorschuss den reisenden Mitarbeitern gegenüber. Das alles kostet Zeit, Geld und oft auch Nerven.

Wir haben uns daher einen Überblick über Leistungen verschiedener Kreditkarten angesehen. Im Fokus lagen dabei die Punkte Sicherheit und Kostenkontrolle im Hinblick auf das Travel-Management.

Sicherheit

Eines der größten finanziellen Risiken liegt oft in der missbräuchlichen Verwendung der Firmenkreditkarte. Bei Diebstahl oder Verlust kann ein Schaden durch frühzeitiges und mittlerweile bürokratiefreies Sperren der Karte verhindert werden.

Es gibt auch bereits Lösungen für den Fall, dass das Abhandenkommen der Karte nicht aufgefallen ist. Manche Anbieter führen flächendeckend die PIN-First-Technologie ein. Hier ersetzt eine PIN die bisherige Unterschrift, die ja nicht immer ordnungsgemäß kontrolliert wird. Jeder der nun gleich mit Entsetzen an das Merken der nächsten Nummernfolge denkt, sei beruhigt. Es gibt sehr oft die Möglichkeit einer Wunsch-PINs!

Wie sieht es aber bei Missbrauch des Karteninhabers, sprich des jeweiligen Mitarbeiters, aus?                  Auch hier gibt es Lösungen der Anbieter, die mit eigenen Versicherungsangeboten auch dieses Risiko minimieren.

Kostenkontrolle

Die bereits genannten Bargeldvorschüsse und Spesenabrechnungen fallen bei der unternehmensweiten Verwendung von Kreditkarten weg. Das erspart neben Zeit eben auch Kosten. Gerade das Cashflow-Management wird wesentlich vereinfacht. Ein weiterer Vorteil liegt im Kernsystem der Kreditkarte. Da die Abbuchung bekanntlich erst einige Zeit später (bis zu 6 Wochen) stattfindet, ist je nach Unternehmensgröße und Verwendungshäufigkeit ein beachtlicher Zinsvorteil zu lukrieren.

Die weitere Technologisierung der Kreditkartensysteme schafft einen zusätzlichen Vorteil in punkto Kostenkontrolle. Viele Kreditkarten können mit Online-Services und Apps gekoppelt werden. Das ermöglicht die Kosten jederzeit und ortsunabhängig im Blick zu haben und dadurch die entsprechende Kontrolle gewährleisten zu können.

Zusatznutzen

Kreditkarten können mittlerweile aber noch mehr. Viele Systeme und Anbieter ermöglichen detaillierte Managementinformationen. Auswertungen nach beispielsweise Fluglinien, Hotels oder Mietwagenfirmen ermöglichen eine detaillierte Ausgabenübersicht. Diese kann dabei intern zur Effizienzsteigerung beitragen, stärkt aber auch die Verhandlungsmacht bei Reisebüros, Hotels und dergleichen.

Fazit

In Österreich wird wohl auch in Zukunft noch ein großer Teil der Zahlungen bar abgewickelt werden. Ein amerikanisches System, beinahe komplett auf Kartenzahlung zu setzen, wird für österreichische Unternehmen noch nicht so schnell relevant werden.

Da es allerdings mittlerweile für fast alle Unternehmensgrößen und Verwendungsgebiete speziell angepasste Systeme gibt, lohnt sich die Überlegung bei gewissen Bereichen vermehrt auf die Kreditkarte zu setzen. Geschäftsreisen sind hier unbedingt bereits zu Beginn in die Betrachtung mit einzubeziehen.

Autor: Isabella Auer

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